Andmebaas (Database)

on süstematiseeritud ja omavahel seotud andmete kogum, mis on ette nähtud säilitamiseks ja edaspidiseks töötlemiseks. Näiteks õpilaste andmebaas koolis, raamatute kataloog raamatukogus jne. Põhilised tegevused andmebaasiga on andmete säilitamine, andmete lisamine ja eemaldamine, andmete muutmine, andmete väljavalimine mitmesuguste kriteeriumide kohaselt. Relatsioonilises andmebaasis hoitakse andmeid omavahel seotud tabelitena.

Andmebaasi avamine

Uue andmebaasi loomiseks vali algdialoogis Blank Database või menüüst File>New Database, sisesta andmebaasile nimi ja salvesta soovitavas kaustas.

Olemasoleva andmebaasi avamiseks vali algdialoogis Open an Existing Database või menüüst File> Open Database…

Andmebaasi aken

MS Accessi andmebaas on fail laiendiga .mdb ja sisaldab järgmisi objekte:

·                      tabelid (Table)

·                      päringud (Query)

·                      vormid (Form)

·                      aruanded (Report)

·                      makrod (Macro)

·                     programmimoodulid (Module)

Tabelid (Tables)

Tabeli veerge nimetatakse väljadeks (Field), ridu aga kirjeteks (Record). Igal väljal asuvad kindlat tüüpi andmed. Kirje on ühe objekti andmete kogum. Tabelite loomiseks on mitu võimalust. Soovitatav on kasutada tabeli loomist kujundusvaates (Design View). Selleks aktiviseeri andmebaasi aknas Table ja anna korraldus New > Design View. Avanevas aknas tuleb määrata:

 

·                     väljade nimed (Field Name) – ei või sisaldada punkti

·                     andmetüübid (Data Type) – vali lahtrisse sisenemisel avanevast rippmenüüst

·                      võib lisada ka välja kirjelduse (Description), mis ilmub tabelivaates ekraani allservas olevale inforeale

Hetkel aktiivse välja omadused on muudetavad akna alumises pooles (Field Size – välja pikkus märkides).

 Iga tabel peab sisaldama võtmevälja, mille sisu on iga kirje jaoks erinev (Primary Key). Selleks sobib näiteks isikukood. Võtmevälja määramiseks vali sobiv väli ja vajuta nupureal võtme kujutisega ikooni. Kui sobivat välja pole, siis võib kasutada kirjete nummerdajat (tüüp Autonumber).

Tabeli säilitamiseks tuleb vajuta salvestamise nuppu (Save) ja avanevas dialoogis sisesta tabeli nimetus. Olemasoleva tabeli kujunduse muutmiseks tuleb andmebaasi aknas Table märgistada vastava tabeli ikoon ja anda korraldus Design.

Töö tabelitega

 Selleks, et vaadata tabelis olevaid andmeid, on vaja teha topeltklõps tabeli nimel. Tabelis liikumiseks saab kasutada hiirt või kursoriklahve, samuti nuppe ja kerimisriba, mis asub akna alumises osas.

 Nupud viivad vastavalt esimesele, eelmisele, järgmisele ja viimasele kirjele. Samuti on näha jooksva kirje number ja kirjete koguarv tabelis.

 Andmete sorteerimiseks mingi välja alusel on tarvis liikuda sellele väljale ja vajutada ühele sorteerimisnuppudest, järjestamaks kas kasvavalt või kahanevalt (Sort Ascending, Sort Descending).

 Filtri kasutamiseks tuleb valida väli, mille alusel soovitakse andmeid filtreerida, ja vajalik väärtus selles väljas, paigutades osuti vajalikku lahtrisse ja vajutades filtreerimisnuppu (Filter By Selection). Et uuesti näha kõiki kirjeid, on tarvis filter välja lülitada, vajutades filtri sisse- ja väljalülitamise nuppu (Apply Filter/Remove Filter).

 Otsitava kirje leidmiseks on vaja valida väli, mille alusel otsida, ja vajutada otsingu nuppu (Find). Seejärel tuleb sisestada vajalik väärtus sõnade Find What kõrvale, valida tingimused ja vajutada nuppu Find Next.

Tabelite seostamine

Erinevad tabelid sisaldavad andmeid erinevate objektide kohta. Et tabeleid saaks seostada, peavad nad sisaldama ühesuguseid välju. Sel juhul võib kasutada andmeid korraga mitmest tabelist. Selline seos (Relationship) võimaldab vältida andmete dubleerimist.

Seose loomisel seotakse põhitabeli võtmeväli teise tabeli sama tüüpi väljaga. Seose määramine: menüüst Tools > Relationship… Vali tabelid (Add Tables/Querys - valida tabel > Add, lõpuks Close). Lohista põhitabeli võtmeväli seotud tabeli vastavale väljale, määra seose tüüp (One to One - üks ühele või One to Many - üks mitmele). Kui märgistad ruudukese Enforce Referential Integrity, siis kontrollib süsteem andmete terviklikkust. > OK.

Vormid (Forms)

Kui tabel on nii suur, et ei mahu korraga ekraanile, tuleb kasutada kerimisribasid, mis aga teeb andmete vaatamise või sisestamise ebamugavaks. Mugavam on kasutada vorme. Vormiga võib sooritada samu operatsioone nagu tabeliga.

Lihtsate sisestusvormide loomiseks on mitu võimalust. Soovitatav on kasutada vormi loomist vormitarga (Form Wizard) abil. Selleks aktiviseeri andmebaasi aknas Forms ja anna korraldus New. Vali avanevas aknas Form Wizard ja rippmenüüst tabel, mille kohta soovid vormi teha > OK.

·                       Avanevas vormitarga aknas vali väljad, mida soovid vormil näha, ja saada nad noolekesel klõpsates parempoolsesse aknasse. > Next.

·                     Vali lahtrite paigutus vormil. Tulemus on näha kõrvalasuvas aknas. > Next.

 

·                      Vali vormi stiil. Tulemus on näha kõrvalasuvas aknas. > Next.

·                      Sisesta vormi nimi >Finish.

Niiviisi koostatud vormil on ainult tabeliga seotud objektid (Bound Controls). Vormile saab kujundusvaates (Design view) lisada ka mitteseotud objekte (Unbound Controls - abitekstid, jooned, pildid …) ja avaldisega arvutatud objekte (Calculated Controls). Vormile on võimalik lisada ka mitmeid keerulisemaid kontrollelemente (raadionupud, rippmenüüd jne.). Olemasoleva vormi muutmiseks tuleb ta avada kujundusvaates (märgista vormi ikoon ja anna korraldus Design). Vormi elemente saab lohistades liigutada. Vormile võib lisada päise (Header) ja jaluse (Footer).

Paremklõpsuga vormi elemendil avanevast menüüst korralduse Properties valimisel saab muuta vormi elementide omadusi.

Kujundusvaates avatud vormi reaalset kuju näeb, kui vajutada nupureal Form view.

Kujundusvaatesse tagasi viib nupp Design View.

 

Tööriistakast (Toolbox)

Tööriistakasti (Toolbox) kasutatakse vormile objektide lisamiseks. Ta avaneb menüüst View > Toolbars > Toolbox.

Teksti lisamiseks tuleb valida tööriistakastist märgend (Label), seejärel vormil sobivasse kohta ristikesega klõpsata ning sisestada sobiv tekst.

Pildi lisamiseks tuleb valida tööriistakastist pilt (Image), seejärel vormil sobivasse kohta ristikesega klõpsata ning valida sobiv graafikafail.

ComboBox võimaldab ette anda rippmenüüna avaneva valiku, kust sisestaja saab teha valiku, mida sisestada. ComboBox'i kujundamisel on mõistlik kasutada targa ComboBoxWizard'i abi.

Targa kasutamiseks peab enne ComboBox'i valimist sisse lülitama Control Wizard'i.

Päringud (Queries)

Päring (Query) on põhivahend vajaliku info väljastamiseks ühest või mitmest tabelist. Päringu koostamiseks on soovitatav kasutada päringu loomist kujundusvaates (Design View). Selleks aktiviseeri andmebaasi aknas Queries ja anna korraldus New > Design View. Avanevas aknas tuleb määrata:

·                      valida (ja kui on seostamata, siis seostada) tabelid (Add Tables/Querys - valida tabel > Add, lõpuks Close)

·                      valida tabelitest topeltklõpsuga vajalikud väljad (ilmuvad päringu disainiakna alumisse poolde)

·                      määrata kirjete väljastamist piiravad tingimused (Criteria)

·                      määrata sortimistingimused (real Sort - kasvavalt või kahanevalt)

·                      määrata, kas kirjet näidatakse või mitte (kui Show real on linnuke, siis näidatakse)

Päringutes võib kasutada asendussümboleid: ? - ühe tähe asemel suvaline täht ja * - suvaline arv suvalisi tähti. Näiteks: kevad* väljastab kevadlill, kevade jne.

Kui on vaja kasutada korduvalt sama päringut, kusjuures iga kord on vaja muuta otsimiskriteeriumit, siis koostatakse parameeterpäring, mis annab võimaluse sisestada otsimistingimus päringu disainiakent avamata.

Näiteks kui soovid leida teatud tähega alagavaid perekonnanimesi, siis kirjuta välja Perekonnanimi Criteria - lahtrisse Like [Sisestage perekonnanime esitäht]&*

Aruanded (Reports)

Aruandeid kasutatakse andmete paberil väljastamise vormistamiseks. Aruande aluseks võib olla 1 tabel, mitu omavahel seotud tabelit või päring. Andmed väljastatakse nummerdatud lehekülgedena, igale leheküljele listakse päis (Page Header) ja jalus (Page Footer). Aruande alguses võib olla aruande päis (Report Header), näiteks pealkiri, ja lõpus aruande jalus (Report Footer), näiteks koostaja andmed.

Soovitatav on kasutada aruande loomist aruandetarga (Report Wizard) abil. Selleks aktiviseeri andmebaasi aknas Reports ja anna korraldus New. Vali avanevas aknas Report Wizard ja rippmenüüst tabel, mille kohta soovid aruande teha > OK.

·                      Avanevas aruandetarga aknas vali väljad, mida soovid aruandes näha, ja saada nad noolekesel klõpsates parempoolsesse aknasse. > Next. (Kui soovid kasutada mitut tabelit, siis vali rippmenüüst Tables/Queries järgmine tabel.

·                      Vajaduse korral vali grupeerimistasemed > Next.

·                      Vali sortimistingimused > Next.

·                      Vali lahtrite paigutus aruandes ja paberi orientatsioon. Tulemus on näha kõrvalasuvas aknas > Next.

·                       Vali aruande stiil. Tulemus on näha kõrvalasuvas aknas > Next.

·                     Sisesta aruande nimi >Finish.

Niiviisi koostatud aruandes on ainult tabeliga seotud objektid (Bound Controls). Aruandele saab kujundusvaates (Design view) lisada ka mitteseotud objekte (Unbound Controls - abitekstid, jooned, pildid …), funktsioone ja avaldisega arvutatud objekte (Calculated Controls). Olemasoleva aruande muutmiseks tuleb ta avada kujundusvaates (märgista aruande ikoon ja anna korraldus Design). Aruande elemente saab lohistades liigutada. Paremklõpsuga aruande elemendil avanevast menüüst korralduse Properties valimisel saab muuta aruande elementide omadusi.

Kujundusvaates avatud aruande reaalset kuju näeb, kui vajutada nupureal Form view.

Kujundusvaatesse tagasi viib nupp Design View.

Avaldised ja funktsioonid algavad võrdusmärgiga. Tekst avaldises peab olema jutumärkides, väljade nimetused nurksulgudes.

Avaldise näide: ="Lp. "&[Perekonnanimi]&", "&[Eesnimi] - väljastab Lp. Perekonnanimi, Eesnimi

Funktsiooni näide: =Date() - väljastab arvuti kuupäeva

 

·  Ülesanne (Raamatukogu andmebaas)