Andmebaasisüsteem MS Access

Sissejuhatus

Access-ist

Microsoft Access on Microsoft Office-iga kaasas olev andmebaasisüsteem. Access-i

töökeskkond on sarnane Microsoft Wordi ja Microsoft Exceli töökeskkonnaga.

Andmebaasisüsteem Access on mugav vahend andmebaaside loomiseks ja andmete töötlemiseks

nendes.

Mis on andmebaas?

Andmebaas on andmete kogumik. Näiteid andmebaasidest: praktikumis osalejate nimekiri, N

firma töötajate andmed, telefonikataloog, raamatukogus olevate raamatute nimekiri, haiguslood

haiglas jne.

Miks kasutada andmebaasi?

Andmebaasiga töötamine on kiirem kui töö paberitega - selle asemel, et paberites tuhnida,

saab vajalikud andmed mõne hiireklõpsuga kätte.

Andmebaas on võimsam kui paberimajandus - saab kiiresti andmeid lisada, kustutada,

muuta.

Andmebaas on efektiivsem kui pabereid täistuubitud kabinet.

Avaaken

Käivitades programmi MS Access, ilmub avaaken, kus on järgmised osad:

Create a New Database Using

     Blank Database - luua tühi andmebaas;

          Database Wizard - luua andmebaas kasutades targa abi.

Open an Existing Database - avada olemasolev andmebaas.

Ekraanipilt

Access-i ekraanipildis on järgmised osad:

     nimeriba - Microsoft Access.

     menüüriba - File Edit View Security Window Help.

     nupuribad mõnede menüükäskude kiiremaks kasutamiseks.

     tööpiirkond - siin asuvad Teie poolt töö käigus avatud aknad. Andmebaasi loomisel või

     avamisel ilmub sinna andmebaasi põhiaken (Database Window).

     olekuriba ekraanipildi alaosas. Sinna ilmub selgitav tekst, mida parajasti tehakse või teade

     Ready, kui oodatakse Teie tegevust.

Andmebaasi loomine

Enne, kui Te saate midagi tegema hakata, tuleb andmebaas luua. Access salvestab kõik Teie

poolt tehtud objektid (tabelid, päringud jne.) sellesse andmebaasi (ühte faili).

 

Uue andmebaasi loomiseks on käsk New Database menüüst File. Sama funktsiooni täidab nupp

New Database nupuribal. Peale käsu New Database valimist ilmub kõigepealt aken, kus Teil

tuleb valida, kas soovite luua tühja andmebaasi (General/Blank Database) või kasutada juba

eelnevalt disainitud malli (Databases). Seejärel ilmub aken, kus on järgmised osad:

 

     Save in: - siit saab valida ketta, kuhu andmebaas luuakse. Kettavaliku akna saate avada,

     kui klõpsutate selle rea lõpus oleval alla-noolekesel.

     Rea Save in: all asub aknake, kus näidatakse parajasti aktiivse kausta sisu. Kui soovite

     mingi kausta sisse liikuda, siis tehke selle kausta nimel topeltklõps. Tagasi ülemkausta saate

     liikuda nupu Up One Level abil. Selles aknakeses liikuge kausta, kuhu Te soovite

     andmebaasi luua.

     File name: - siia tuleb tippida nimi, mille Te soovite andmebaasile anda (enne nime

     tippimist aktiviseerige see lahter - tehke selles hiirega klõps).

     Save as type: - siit saab valida, millises formaadis andmebaas luuakse. Vaikimisi

     pakutakse Access-i andmebaasi formaati.

Kui vajalik kaust on aktiviseeritud ja dokumendi nimi sisse trükitud, klõpsutage nupul OK.

Andmebaasi põhiaken

1.Tiitelriba - siin näidatakse ära andmebaasi nimi.

2.Käsunupud:

          New - luuakse uus objekt. Millist tüüpi objekt luuakse, sõltub sellest, milline

          objektilipik on parajasti aktiivne (Table, Query jne.).

          Open - avatakse objekti, mis on objektide nimekirjas teistest eraldatud (aktiivne).

          Kui valitud on objektilipik Report, siis on nupu Open asemel nupp Preview -

          aruande trükieelvaatlus. Kui valitud on objektilipik Macro või Module, siis on nupu

          Open asemel nupp Run - makro või mooduli käivitamine.

          Design - saab vaadata ja muuta objekti, mis on olemasolevate objektide nimekirjas

          märgistatud - aktiivne.

   3.Objektilipikud:

          Table - tabel. Tabel on andmebaasi põhiobjekt. Tabelis hoitakse andmeid, mida

          saab teiste andmebaasi vahenditega töödelda. Andmebaas peab sisaldama vähemalt

          ühe tabeli.

          Query - päring mingile tabelile. Saab lasta näidata ainult neid andmeid, mida Te

          soovite näha. Samuti saab küsida infot mingi andmebaasis oleva märgusõna (näiteks

          inimese perekonnanimi sõprade andmebaasis) kohta.

          Form - saab valida, kuidas andmed sisestamiseks-parandamiseks (tabelis või

          päringus) ekraanile ilmuvad. Haiglas on näiteks haiguslugude jaoks spetsiaalsed

          blanketid, kus erinevad andmed tuleb kirjutada mingitesse kindlatesse kohtadesse.

          Ekraanivormi abil saab andmete sisestus-parandamisakna kujundada täpselt

          samasuguseks haigusloo blanketiga (alternatiiv tabelile).

          Report - aruanne. Kui Te soovite andmeid välja trükkida, kuid ei soovi seda teha

          tabeli kujul, tuleks koostada aruanne. Näitena võib jälle tuua haiguslugude blanketid

          haiglas.

          Macro - makro on Accessi käskude hulk, mis üksteise järel järjest täidetakse.

          Module - on võimalik kirjutada mooduleid - programme keeles Access Basic.

   4.Olemasolevate objektide nimekiri. Kui valitud on

Table, siis ilmub siia olemasolevate tabelite nimekiri, kui

Query, siis päringute nimekiri jne.

Tabeli struktuur

Suuremad andmebaasid kooosnevad mitmest tabelist.

Andmebaasi loomisel on vaja läbi mõelda, milliseid andmeid Te tahate andmebaasis hoida.

Näiteks andmebaasis võib hoida 5. tüüpi andmeid: eesnimi, perenimi, sugu, elukoht, õpetatav aine.

Neid erinevaid tüüpe nimetatakse väljadeks ehk tabeli veergudeks.

 

Andmebaas koosneb kirjetest ehk tabeli ridadest.

Igas kirjes antakse igale väljale (igale lahtrile reas) väärtus. Näiteks on üheks kirjeks ehk reaks ühe konkreetse inimese andmed: eesnimi, perenimi, sugu, elukoht, õpetatav aine.

Tabeli loomine

Uue tabeli loomiseks aktiviseerige andmebaasi põhiaknas objektilipik

Table ning seejärel

New.

Kõigepealt ilmub aken, kus on järgmised valikuvõimalused:

     Datasheet View - tabel tehakse valmis automaatselt. Välja nimedeks pakutakse Field1,

     Field2 jne.

     Design View - saab ise tabeli struktuuri määrata.

     Table Wizard - saab kasutada tabeli loomisel targa abi.

     Import Table - imporditakse (kopeeritakse) mingist andmebaasist tabel Teie andmebaasi.

     Link Table - lingitakse mingis andmebaasis olev tabel Teie andmebaasi. Kui selles teises

     andmebaasis muudetakse andmeid, siis ilmuvad need muutused ka Teie andmebaasis

     olevasse tabelisse.

Design View abil uue tabeli loomine. Peale Design View valimist ilmub aken, kus

saab kehtestada tabeli struktuuri.

Ilmunud aknas tuleb

esimesse veergu kirjutada väljade nimed,

teise veergu andmete tüüp antud väljas,

kolmandasse veergu võib kirjutada suvalist teksti - see ilmub olekuribale, kui Te hiljem

antud välja teksti sisestate.

Akna täpsem kirjeldus:

 

     Field Name - siia trükkige välja nimi. Näiteks eesnimi, perenimi jne. sõprade

     andmebaasis.

     Data Type - siin valige, millist tüüpi andmeid Te soovite sellesse välja sisestada. Valikud

     on järgmised:

          text - kuni 255 sümbolit.

          memo - kuni 32000 sümbolit.

          number - täis- või reaalarvud.

          date/time - kuupäev ja kellaajad.

          currency - rahasummad.

          counter - kirjete järjekorranumbrid.

          yes/no - loogilised väärtused.

          OLE object - graafikud, pildid, heli jms.

     Description - siia trükkige tekst, mis ilmub olekureale, kui Te antud veergu teksti sisestate.

     Näiteks: "Sisestage eesnimi" välja eesnimi juures jne.

     Akna alaosas saab määrata välja atribuudid (properties). Milliseid atribuute saab

     kasutada, oleneb sellest, mis tüüpi andmetega on tegu. Neid atribuute ei pea Te muutma,

     kuid kui soovite, siis proovige järgi.

      Atribuutide kirjeldused:

          field size - teksti või numbrivälja pikkus.

          format - kuidas andmed kuvatakse.

          decimal places - kümnendkohtade arv peale koma.

          input mask - kuidas andmed tuleb sisestada.

          caption - välja nimetus, mida kasutatakse vormidel ja aruannetel.

          default value - vaikeväärtus.

          validation rule - kontrollimiseeskiri andmete sisestamisel.

          validation text - veateade sisestusvea korral.

          required - kas väli peab olema täidetud.

          allow zero length - kas nullpikkusega stringid on lubatud.

          indexed - kas välja sisu kasutatakse indeksina.

 

Võite defineerida ka mingi välja unikaalseks võtmeks (primary key).Unikaalseks võtmeks

olevas väljas ei tohi andmed korduda. Näiteid unikaalsetest võtmetest: inimese isikukood

rahvastiku registris, raamatu kood raamatukogus jne. Inimese perekonnanimi seevastu ei saa olla

unikaalseks võtmeks, sest sama perenimega inimesi võib mitu olla.

 

Mingi välja määramiseks unikaalseks võtmeks tuleb see

aktiviseerida ning seejärel valida menüüst

Edit käsk

Primary Key.

Unikaalse võtme tühistamiseks valige uuesti sama käsk.

 

Kui Teil polnud unikaalset võtit määratud ja Te tahate lahkuda tabeli loomise aknast, siis küsitakse

Teie käest, kas defineerida unikaalne võti. Kui vastate yes, siis luuakse andmebaasi uus väli

counter - loendur - ning määratakse see unikaalseks võtmeks.

 

Kui tabel on loodud, siis käsu

Datasheet abil menüüst View saate andmete sisestamis-parandamisaknasse.

Käsu Design View abil saate tagasi tabeli disainimisaknasse.

Nende käskude jaoks on ka nupud nupuribal.

 

Salvestamine

Objekti kujunduse ja disaini salvestamiseks on järgmised võimalused:

     nupp Save;

     käsk Save menüüst File;

     käsk Save Layout menüüst File.

Objektidest koopia tegemiseks (teise nime all salvestamiseks), andmebaasivälisesse faili

salvestamiseks, teise andmebaasi salvestamiseks või teises formaadis salvestamiseks

File.

Save As

Export

Teie poolt sisestatud andmete salvestamine toimub järgmiselt: kui Te trükkisite mingisse kirjesse

(ritta) andmed või parandasite seal olevaid andmeid ning aktiviseerisite seejärel mingi teise kirje,

siis Access salvestab automaatselt selle kirje, kust Te lahkusite. Seega on kõik andmed, välja

arvatud parajasti aktiivses kirjes olevad, salvestatud. Parajasti aktiivses kirjes olevate andmete

salvestamiseks on käsk Save Record menüüs Record.

Andmete sisestamine-parandamine

Andmete sisestamiseks tabelisse

aktiviseerige tabel, kuhu Te soovite andmeid sisestada ning

Open (või tehke tabeli nimel topeltklõps).             

Avaneb tabel, kus saab andmeid parandada, lisada ja kustutada:

     Andmete muutmiseks viige kursor parandamist vajava osa juurde (hiireklõps, nooleklahvid

     jne.) ning muutke andmed sobivaks.

     Kustutamiseks tuleb andmed märgistada ja vajutada klahvi Delete.

     Uue kirje tegemiseks trükkige lihtsalt uue kirje andmed sisse.

Päringud

Päringu (query) abil saate Te lasta Access-il näidata ainult neid andmeid, mida Te soovite näha.

Samuti saab küsida andmeid kellegi või millegi kohta.

 

Päringutes saab vähendada näidatava info mahtu kahel viisil:

   1.Vähendades väljade (veergude) arvu.

     Näide. Olgu Teil sõprade andmebaasis palju välju: eesnimi, perenimi, telefon, pikkus, kaal,

     sünniaeg jne. Sõpradel oli kohustuslik arstlik läbivaatus ning Te saite teada nende uued

     kaalud ja pikkused. Nende muutmiseks võite teha näiteks päringu, kus näidatakse ainult

     ees- ja perenime ning kaalu ja pikkust. Antud hetkel mittevajalikke veerge ei näidata.

   2.Vähendades kirjete arvu.

     Näide: Te soovite näha ainult endast nooremate sõprade andmeid.

 

On võimalik ka kombineerida kahte eelpooltoodud võimalust;

Näide: Te soovite näha ainult endast vanemate ees- ja perenimesid.

Samuti on võimalik küsida andmeid kellegi või millegi kohta.

Näide: Te soovite saada teada põhjalikumalt andmeid kellegi kohta. Sisestate inimese

perekonnanime ja Access otsib üles sellele perenimele vastavad andmed.

Päringu koostamine

 

Uue päringu tegemiseks valige lipik Query ning klõpsutage seejärel nupul New.

 

Ilmub aken, kus on järgmised valikud:

     Design View - saab ise päringu valmis teha.

     Simple Query Wizard - targa abil lihtsa päringu tegemine. Saab valida väljad, mida Te

     soovite päringusse saada.

     Crosstab Query Wizard - kompaktse tabeli kujulise päringu tegemine targa abil.

     Find Duplicates Query Wizard - luuakse päring, mille abil saab leida mingist väljast

     korduvad väärtused.

     Find Unmatched Query Wizard - mitme tabeliga andmebaasi jaoks. Leitakse need

     kirjed, kus mingi väli pole seotud ühegi väljaga teises andmebaasis.

 

Design View.

 

Design View

   valida tabel(id) ja/või päring(ud), mille kohta Te soovite päringut teha. Selleks tuleb avanenud aknas klõpsutada vastava tabeli nimel ja seejärel

    nupul Add.

   Kui tabelid on valitud,

    klõpsutada nupul Close.

   valida väljad, mida Te soovite päringus näha. Väljade lisamisel on järgmised valikud:

 

     Field - valida välja nimi.

     Sort - kas sorteerida kasvavalt (ascending), kahanevalt (descending) või mitte sorteerida

     andmeid selle välja järgi.

     Show - kas näidata seda välja ekraanil või mitte.

     Criteria - saab määrata kriteeriume, mille järgi andmeid ekraanil näidatakse. Kriteeriumi

     koostamisel võib kasutada sõnu (tekstiväljade korral) ja numbreid (numbriväljade korral).

     Nende vahel võib kasutada võrdlemisoperatsioone <, <=, =, >, >= ja loogilisi tehteid And,

     Or ja Not.

 

     Näiteid väljaga vanus:

 

          <20 - näidatakse ainult neid kirjeid, kus välja vanus väärtus on väiksem kui 20;

          >=15 - näidatakse kirjeid, kus vanus on suurem või võrdne 15;

          <20 And >15 - näidatakse kirjeid, kus vanus on 15 ja 20 vahel;

          <15 Or >20 - näidatakse kirjeid, kus vanus on väiksem kui 15 või suurem kui 20.

 

Kui Te soovite teha päringut millegi või kellegi konkreetse täpsemate andmete otsimiseks, siis

kirjutage selle välja juures, mille järgi Te tahate otsida, lahtrisse Criteria kandilistesse sulgudesse

otsimist iseloomustav tekst (näiteks [Sisestage perenimi:], kui tegu on perenime väljaga).

 

Kui päring on valmis, siis käsu SQL abil menüüst View saate näha päringu kuju keeles SQL,

käsu Datasheet abil saate avada akna, kus on andmed vastavalt päringule ning käsu Design

View abil saate tagasi disainimisaknasse. Nende käskude jaoks on ka nupud nupuribal.

 

Ekraanivorm

 

Ekraanivormi abil saab kujundada, kuidas andmed sisestamiseks-parandamiseks (tabelis või

päringus) ekraanile ilmuvad. Haiglas on näiteks haiguslugude jaoks spetsiaalsed blanketid, kus

erinevad andmed tuleb kirjutada mingitesse kindlatesse kohtadesse. Ekraanivormi abil saab

näiteks andmete sisestus-parandamisakna kujundada täpselt samasuguseks haigusloo blanketiga

(alternatiiv tabelile).

 

Ekraanivormi koostamine

 

Ekraanivormi tegemiseks aktiviseerige andmebaasi põhiaknas lipik

    Form ning seejärel klõpsutage

     New.

 

Avaneb aken, kus tuleb kõigepealt valida, millisele objektile Te soovite ekraanivormi teha. Seda

saab teha realt Choose the table or query where the object's data comes from:

 

Edasi on järgmised valikud:

 

     Design View - saab luua ekraanivormi ilma targa abi kasutamata.

     FormWizard - saab luua ekraanivormi kasutades targa abi.

     AutoForm: Columnar - luuakse automaatselt ekraanivorm, kus korraga on ekraanil ainult

     ühes kirjes olevad andmed.

     AutoForm: Tabular - luuakse automaatselt ekraanivorm, kus andmed on ekraanil

     veergudes ja näidatakse korraga mitu kirjet.

     AutoForm: Datasheet - luuakse automaatselt tavalise tabeli sugune ekraanivorm.

     Chart Wizard - targa abil graafikuga ekraanivormi loomine.

     Pivot Table Wizard - luuakse erikujulise tabeliga (Pivot Table) ekraanivorm.

 

Valige eelpooltoodutest üks võimalus välja.

 Targa (wizard) abil on ekraanivorme lihtne teha, kuid käsitsi saate ekraanivormi paremini oma maitse järgi kujundada.

 

Mõned võimalused ekraanivormi käsitsi koostamiseks (kui valisite Design View):

 

     Ekraanil oleva vormi suuruse muutmine - analoogiline akna suuruse muutmisega (liikuda

     hiirega ekraanivormi serva peale nii, et hiirekursor muutuks kahe otsaga noole kujuliseks ja

     lohistada).

     Väljade lisamine ekraanivormi:

          Lülitada sisse View menüüst valik Field List (kui see juba pole sisse lülitatud).

          Avanenud aknast vedada väli hiire abil ekraanivormile.

          Välja asukoha muutmiseks ekraanivormil lohistage ta hiirega uude kohta.

          Välja kustutamiseks ekraanivormilt tehke klõps välja peal ja vajutage klahvi DEL.

     Ekraanivormi kujundamine. Ekraanivormi kujundamisel on abiks järgmised View menüü

     valikud:

          Ruler - saab ekraanivormi ääres olevat joonlauda sisse-välja lülitada.

          Grid - saab ekraanivormil olevat abijoonestikku sisse-välja lülitada. Abijoonestiku

          abil on lihtsam teksti täpselt üksteise alla-kõrvale panna.

          Toolbox - lülitatakse sisse-välja nupurida Toolbox. Tähtsamad nupud sellel:

               Label - saab ekraanivormile suvalist teksti kirjutada.

               Line - saab ekraanivormile sirgjooni teha.

               Rectangle - saab ekraanivormile ristkülikuid teha.

 

          Mingi tehtud objekti kustutamiseks aktiviseerida see (klõps objektil) ja vajutada

          klahvile Del.

 

Milline see vorm valmiskujul välja näeb, seda saate vaadata, kui valite menüüst View käsu Form,

tagasi vormi kujundamise juurde saate, kui valite View menüüst käsu Form Design. Kui

ekraanivorm on valmis tehtud, tuleks ta salvestada (File/Save).

 

Trükkimine

 

Enne dokumendi paberile trükkimist vaadake nupu Print Preview või käsu Print Preview abil

menüüst File, kuidas näeb dokument välja trükikujul.

 

Käsu Page Setup abil menüüst File saate muuta sätteid teksti kauguse kohta paberi äärtest,

paberi suuruse jms. kohta.

 

Dokumendi väljatrükkimiseks on kõige lihtsam võimalus klõpsutada nupul Print - selle tulemusel

trükitaksegi dokument paberile.

 

Kuid alati pole hea nupu Print abil dokumenti välja trükkida, sest siis ei saa Te muuta sätteid:

kuidas ja millisel printeril Teie dokument trükitakse. Vaikimisi kasutatakse parajasti aktiivset

printerit ning trükitakse välja kogu dokument.

 

Kui Te soovite enne dokumendi väljatrükki teha mõningaid valikuid (muuta printerit, trükkida

ainult mõned üksikud leheküljed jne.), siis valige käsk Print menüüst File.

 

Avaneb aken Print, kus on järgmised osad:

 

     Printer - valida printer, millega Te soovite dokumendi välja trükkida. Kui kastikeses Print

     to File on linnuke, siis ei trükita dokumenti mitte printeril paberile, vaid salvestatakse ta

     erilises formaadis kettale.

     Page Range - valida trükipiirkond: kas soovite trükkida kogu dokumendi (All), teatud

     kindlad leheküljed (Pages) või märgistatud kirjed (Selected Rekord(s)).

     Copies - mitmes eksemplaris soovite selle dokumendi välja trükkida.

 

Kui valikud on tehtud, siis klõpsutades nupul OK trükitaksegi dokument paberile.

 

Allikad:

1.        Micrisoft Access Help Centure

http://www.access-programmers.co.uk

2.        The Access Web

http://www.mvps.org/access/

3.        http://www.tud.ttu.ee/material/kg/Informaatika/