HULGIPOSTITUS

(MS Word 2007)

 

Kirjade hulgipostitust kasutatakse juhul, kui samasisulist kirja on vaja saata paljudele adressaatidele. Selleks kirjeldatakse eraldi kaks komponenti: adressaatide tabel ja aluskiri, mis sisaldab adressaadi kirjeldamise väljasid.

Hulgikirjade koostamisel on kolm etappi:

1. Adressaatide kirjeldamine

Adressaatide tabeli moodustamiseks kirjeldatakse esmalt väljade nimed, seejärel sisestatakse kirjete kaupa adressaatide andmed.

Eesnimi

Perenimi

Tänav

Linn

Riik

Juta

Maias

Turu 2

Türi

Eesti

Kati

Karu

Posti 3

Türi

Eesti

Toomas

Tubli

Vahtra 1

Pärnu

Eesti

Tõnu

Tõru

Silla 61

Haapsalu

Eesti

 

2. Välju sisaldava aluskirja koostamine

Koostatav kiri (aluskiri) sisaldab teksti, mis on kõigi adressaatide jaoks ühine ning väljade nimesid, kuhu paigutatakse iga isiku jaoks konkreetsed andmed.
Aluskiri võiks välja näha näiteks järgmine:

Lugupeetud <<Eesnimi>> <<Perenimi>>!

<<Tänav>>
<<Linn>>
<<Riik>>

 

Kooli vilistalaste kokkutulek toimub 5. novembril.

Kooli vilistlasnõukogu.

 

3. Aluskirja ja andmestiku kokkuliitmine.

Aluskirja ja andmestiku ühendamiseks

1.      Ava aluskiri

2.      Ava vaheleht „Mailings

3.      Käivita hulgikirja vormistamine menüüst Start Mail Merge->Letters

4.      Viita arvutis failile, milles asuvad saatjate andmed (adressaatide tabel), selleks anna hulgikirja loomise vahelehel „Mailings“ käsk Select Resipients->Use existing List

5.      Välja nimede sissetoomiseks märgista aluskirjal koht, kuhu soovid paigutada hulpostituse välja ja vali tööribalt käsk Insert Merge Field.

  1. Avanevas valikus leiad nimed, mille oled kirjeldanud oma aadressaatide tabelis. Vali ükshaaval väljad, mida vajad kirja vormistamisel. Paiguta väljad nii, nagu soovid näha konkreetsete andmete asetumist dokumenti.
  2. Kui oled kirja valmis saanud, on aeg liita ettevalmistatud aadresside tabel kirjaga ja nii vormistada igale adressaadile temale vastavate   andmetega kiri. Selleks vali vahelehelt „Mailings“ „Preview Resalts

 

  1. Hulgipostituseks loodud kirja saad kontrollida klõpsates nupul „Next Record
  2. Uue adressaadi lisamiseks klõpsa „Mailings“ vahelehel nupul „Edit Recipient List“,
  3. Avanevas aknas klõpsa aadressaatide tabeli aadressil ja klõpsa nupul „Edit“.
  4. Uue aadressaadi lisamiseks anna käsk „Add New“ ja täida vastavad väljad.